Como já vimos no ultimo Post, a gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo de sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em acessar rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controle dos fluxos de informação.

Considerando o Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, gestão documental é o “conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos.”

Um programa de gestão de documentos traz as seguintes vantagens:

• Permite simplificar os procedimentos e a análise do fluxo documental;

• Traz agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões;

• Facilita a aplicação de um programa de Gestão do Conhecimento, pois as informações importantes estão organizadas e preservadas;

• Reduz a massa documental acumulada e otimiza o espaço físico;

• Garante o controle de todos os documentos, da produção/recebimento até a destinação final.

Para complementar o nosso ultimo post, resolvi falar hoje sobre os Procedimentos ligados a Gestão Documental. Hoje veremos o que é um plano de Classificação, uma Tabela de Temporalidade entre outros… Vamos lá!

Quais são as fases de gestão de documentos?

• 1ª Fase – Produção dos documentos: ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos: – elaboração e gestão de formulários e correspondência; – controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; – utilização de processadores de palavras e textos.

• 2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).

• 3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).

A implementação de um sistema de gestão de documentos e workflow é um fator decisivo para o seu negócio, na medida em que permite à empresa gerir toda a informação não estruturada (documentos), tendo por base os seguintes conceitos:

• Desmaterialização – Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrônicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

• Normalização – de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

• Indexação – Catalogação e classificação dos documentos eletrônicos.

• Workflow – Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controle dos fluxos de circulação de documentos.

• Pesquisa – Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e o disponibilizar imediatamente.

• Redução de Custo – a redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, encaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

O que é um Plano ou Código de Classificação?

É o instrumento de gestão documental utilizado para classificar os documentos de arquivo, agrupando-os de acordo com a competência do órgão produtor, identificando o grupo, a função e a atividade responsável pela produção ou acumulação. O plano de classificação adotado pelo TCU está dividido em 10 classes que contem subclasses, grupos e subgrupos.

Veja a seguir:

Classes: • 000 – Administração Geral • 100 – Contas • 200 – Fiscalização • 300 – Denúncia. Representação. Consulta. Solicitação. • 400 – Ato sujeito a registro • 500 – Coeficientes de participação constitucional • 600 – Vaga • 700 – Outros assuntos referentes a controle externo • 800 – Sessão do plenário e de Câmara • 900 – Assuntos Diversos – Incluem-se documentos de caráter genérico referentes à administração geral cujos assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código

A classe 000, Administração Geral tem como subclasses: 010 – Organização e funcionamento 020 – Pessoal 030 – …

Cada subclasse pode possuir grupos e subgrupos: Exemplo: Subclasse: 050 Orçamento e Finanças Grupo: 051 Orçamento Subgrupos: 051.1 Programação orçamentária.

A elaboração da Tabela de Temporalidade proporciona maior segurança nas atividades de destinação dos documentos.

O que é uma tabela de temporalidade?

É o instrumento que registra o ciclo de vida documental do órgão, onde deve constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/ intermediário e sua destinação final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida documental ou conforme a frequência de utilização, geralmente tem-se a seguinte destinação em uma organização:

• Arquivos correntes – Primeira Idade do Documento – são documentos em curso, de uso frequente e exclusivo da fonte geradora. Estes documentos são de ‘valor primário’, ou seja, têm por objetivo atender às finalidades de sua criação.

• Arquivos intermediários – Segunda Idade do Documento – neste momento, os documentos não estão mais sendo usados frequentemente na rotina de trabalho na organização. Portanto, cada tipo deve ser guardado temporariamente durante o período estabelecido pelas normas do CONARQ. Depois deste período, os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras.

• Arquivos permanentes – Tercera Idade do Documento – são arquivos que ‘perderam’ seu valor administrativo, ou seja, não são mais utilizados rotineiramente, mas devem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa. Estes arquivos são de ‘valor secundário’, é muito importante armazená-los de uma forma adequada e segura para que não se perca a informação e seja possível encontrá-la facilmente.

A tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa ser atualizada, para inclusão dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que normalmente ocorrem na legislação.

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