Como dito aqui diversas vezes, a gestão de documento é um processo fundamental para o desempenho de uma empresa. A existência de muitos arquivos e informações aumenta a possibilidade de perdas e extravios de seus documentos, além de dificultar a localização e o controle de fluxos dessas informações.

A gestão documental é o conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos.

Um programa de gestão de documentos deve trazer as seguintes vantagens:

Permitir a simplificação dos procedimentos e a análise do fluxo documental;

Trazer agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões;

Facilitar a aplicação de um programa de gestão do conhecimento, pois as informações importantes estão organizadas e preservadas;

Reduzir a massa documental acumulada e otimizar o espaço físico;

Garantir o controle de todos os documentos, da produção/recebimento até a destinação final.

As fases da gestão de documentos

Para que o processo possa trazer os benefícios desejados é necessário seguir de maneira correta cada etapa da gestão documental.

Produção dos documentos

Ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pela elaboração e gestão de formulários e correspondência, controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo e utilização de processadores de palavras e textos.

Manutenção e uso

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).

Destinação final de documentos

Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).

Antes de realizar a implementação de um sistema de gestão de documentos, é necessário ter conhecimento sobre alguns conceitos que servem como base para a empresa gerir toda a informação não estruturada.

Desmaterialização

Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrônicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

Normalização

De todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

Indexação

Catalogação e classificação dos documentos eletrônicos.

Workflow

Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controle dos fluxos de circulação de documentos.

Pesquisa

Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e o disponibilizar imediatamente.

Redução de custo

A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, encaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução tecnológica que realiza todas as etapas da gestão documental, tendo como base todos os conceitos citados acima.

A solução GoDocs para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, software pensado e desenvolvido pela Fábricainfo, contém todos os recursos necessários para que você preserve as informações de maneira eficiente.

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