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Introdução: o que é Gerenciamento da Informação?

(Imagem: Freepik)

O gerenciamento da informação é o conjunto de ações referentes aos processos de identificação, armazenamento, gerenciamento, busca e distribuição de informações.

Esse tipo de gerenciamento é importante para proteger o acervo de informações das organizações de forma abrangente, garantindo aos gestores eficiência no controle de documentos e rapidez na tomada de decisões.

A importância do Gerenciamento da Informação

O gerenciamento da informação é fundamental para basear a tomada de decisões e preservar o histórico de atividades das empresas de maneira segura e eficiente.

Por meio dos processos de pesquisa, classificação e armazenagem, os gestores conseguem captar e organizar informações essenciais na elaboração e/ou adequação do planejamento estratégico visando sempre o conhecimento amplo de cada tipo de serviço realizado.

(Imagem: Freepik)

Um fator importante acerca do gerenciamento da informação diz respeito aos processos de arquivamento e digitalização dos documentos, que correspondem aos investimentos em segurança e facilidade de acesso às informações on e offline.

No tópico a seguir, você terá mais detalhes sobre estes e outros processos do gerenciamento da informação. Acompanhe!

Processos do Gerenciamento da Informação

O controle do fluxo de informações empresariais demanda a adoção de métodos e estratégias de gerenciamento de documentos.

Para tanto, é necessário conhecer os processos correspondentes e investir em soluções que otimizam o tempo e os recursos empregados em cada uma das seguintes etapas:

Identificação: aplicação de termos e informações relevantes que facilitem a organização e a busca dos documentos.

Classificação: agrupamento das informações de acordo com as características identificadas, segundo cada tipo de documento.

Armazenamento: processo de separação e guarda dos documentos a partir de critérios como tipo, frequência de uso, departamentos, entre outros.

Distribuição: a informação é transmitida aos destinatários corretos por meio de canais de distribuição no tempo adequado.

Quanto aos documentos digitais, o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a solução indicada para todas as empresas, pois além de preservar o histórico dos arquivos, também proporciona ao gestor a opção de determinar quais usuários podem acessar cada tipo de informação.

Leia agora: Gerenciador Eletrônico de Documentos: o que é e como funciona?

A solução Keeva possui funcionalidades que facilitam o gerenciamento da informação, como a “Mensageria”, que permite a troca de mensagens entre os usuários do sistema e a inclusão de comentários nos documentos, além da definição de “Regras de Permissionamento” para mais controle de acesso às informações.

Acesse o Site do Keeva e confira mais detalhes sobre os recursos oferecidos pelo software para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos!

(Imagem: Freepik)

Com estas informações sobre gerenciamento da informação, é possível dar início a um processo de planejamento que contemple as necessidades referentes ao controle dos documentos, que proporcionará o acesso rápido às informações e facilidade de recuperação de arquivos por meio da digitalização de documentos.

Esperamos que você tenha gostado desta publicação!

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Até a próxima!

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