Uma das principais funcionalidades que um software de gestão empresarial ERP deve ter, sem dúvida, é o controle de estoque. Muitas vezes o gestor da empresa ou o departamento responsável não são instruídos, (Algumas vezes até pela falta de funções no software que possui!) que a gestão do estoque vai além do saldo atual e quantidade reservada dos produtos.

Para uma gestão de estoque eficiente, a empresa deve estar atenta à algumas práticas, que sem dúvida são os pilares para facilitar e realmente tornar essa tarefa eficiente.

Cadastro e classificação dos produtos

Esse passo é o mais importante de todos, pois possibilita encontrar os produtos tanto na hora da venda, quanto na hora de fazer a gestão. No cadastro, deve-se levar em conta a forma como são vendidos os produtos, facilitando o manuseio por parte dos vendedores e representantes da empresa e até dos estoquistas, mas principalmente dos seus clientes.

Não é uma prática muito eficiente manter, por exemplo, a descrição de fábrica do produto pois, quase sempre, o fabricante descreve o produto com nomes técnicos e pouco atrativos para o consumidor final e de difícil assimilação para os colaboradores da empresa.

Exemplo:

Algumas distribuidoras indicam na NF-e:

Descrição na NF-e: Fras-le PD/22

Que se refere à:

Descrição: Pastilha de Freio PD/22 | Marca: Fras-le

Com a prática de manter a mesma descrição do fabricante/distribuidor, a empresa deixa a performance de busca condicionada ao conhecimento dos termos do fabricante ou distribuidor. Criando a prática de atribuir descrições mais populares, ficará mais fácil encontrar, agrupar e até vender produtos, já que quando um vendedor ou representante procurar por “pastilhas”, o sistema irá trazer todas as opções de “pastilhas”, inclusive as de outras marcas que a empresa tem no estoque.

Outra boa prática é a classificação dos produtos por Grupo, Subgrupo e Fabricante. Embora demande mais tempo na hora de realizar o cadastro, os benefícios de classificar corretamente os produtos atribuindo o grupo, subgrupo e fabricante, são enormes e se trabalhado de forma sistêmica se convertem em lucro para a empresa. Temos que considerar que um erro comum cometido é confundir “Fabricante” de fornecedor e até “Marca” de fabricante.

Exemplo:

Refrigerante de laranja 2L Fanta

Descrição: Refrigerante de laranja 2L

Marca: Fanta

Fabricante: Fabricas Coca-cola 9 (The Coca Cola Company)

Fornecedor: Empresa X, Empresa Y, etc

Quando atribuímos aos produtos Grupos, Subgrupos e Fabricantes, fica mais fácil entender relatórios gerenciais de falta de produtos, estoques, lucratividade e até vendas. Por exemplo, podemos pedir ao sistema um relatório de vendas dos produtos do Grupo “Refrigerantes” do Subgrupo “2L” do Fabricante “Coca-Cola” por período, e fazer a análise desses produtos de forma isolada.

Outro ponto importante é entender que um mesmo produto pode ser fornecido por vários fornecedores. Considerando isso, para manter um cadastro de produtos organizado não é necessário, nem é uma boa prática, ter um produto cadastrado para cada fornecedor.

Essa tarefa de separar as informações é do sistema, que deve fazer um relacionamento para cada produto com os fornecedores de forma independente, apresentando as informações de compra de cada fornecedor quando solicitadas, inclusive o sistema deve ter a capacidade de reconhecer o produto quando estiver dando entrada por importação de nota fiscal eletrônica (NF-e), e atribuir ao histórico de compras de forma distinta, fornecedor a fornecedor.

A identificação será realizada via EAN/GTIN informado no cadastro do produto e que vem na nota fiscal eletrônica. EAN/GTIN, mais conhecido como código de barras, está presente em quase todos os produtos. É importante manter essa informação conforme embalagem, pois, além de ser exigido em NF-e, gera benefícios, tais como:

Automação no recebimento de estoque;

Praticidade no ato da venda e pós venda (Separação, Expedição, etc.);

Código único por embalagem;

Rastreio de produtos;

Os sistemas de gestão empresarial da Global Sistemas, tanto o SGC Standard que é voltado para empresas do varejo, pequeno e médio porte, quanto o SGC Litos que foi desenvolvido para atender empresas como distribuidoras, fábricas (Controle de PCP – Planejamento e controle de produção), atacadistas e grandes empresas, possuem essas funcionalidades. Além dos módulos de relatórios serem abertos para possibilitar a criação de relatórios personalizados.